Einkauf und Rechnungsverarbeitung

Hochschule Zittau/Görlitz
Theodor-Körner-Allee 16
02763 Zittau

Anfragen bezüglich der Datenverarbeitung richten Sie bitte an informationssicherheit(at)hszg.de
Ihr Anliegen wird an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet und zeitnah bearbeitet.

Der Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter:

DID Dresdner Institut für Datenschutz
Hospitalstraße 4
01097 Dresden

Web.: www.dids.de
Tel.: +49 (0)351 / 655 772 – 0
E-Mail: datenschutz(at)hszg.de

Die HSZG verarbeitet personenbezogene Angebots-, Bestell- und Rechnungsdaten zu den Zwecken der Angebotswertung, Erarbeitung von vergaberechtlicher Entscheidungen, Auslösung von Bestellungen sowie zur Prüfung und Begleichung von Rechnungen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b, e DSGVO
i. V. m. § 3 SächsDSDG, § 6 Abs. 3 VOL/A, § 3 SächsVergabeG und §§ 33, 34, 48 VgV .

Die HSZG verarbeitet folgende personenbezogene Daten zu den Zwecken dieser Verarbeitungstätigkeit:

• Vorname, Name
• Adress- und Kontaktdaten
• Angebotsdaten
• Vertragsdaten
• Rechnungsdaten
• händische Unterschrift
• Bankverbindungsdaten
• E-Mail-Daten bei E-Mail-Rechnungseingang
• Informationen über Nachunternehmer
• Handelsregisterauszug
• Gewerbe-Anmeldung
• Daten aus Eigenerklärung zum Nachweis der Eignung von Bewerbern und Bietern, z. B.:
  • Unternehmensumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
  • Referenzengeber über die Ausführung vergleichbarer Leistungen
  • jahresdurchschnittliche Beschäftigtenanzahl abgeschlossener Geschäftsjahre nach Berufsgruppen
  • Beschäftigtenanzahl für die Erbringung der vergabegegenständlichen Leistungen nach Berufsgruppen
  • zuständige Handwerkskammer mit Registiernummer und Eintragungsdatum

Datenerhebung bei Dritten, gemäß Art. 4 Nr. 10 DSGVO:

• Präqualifizierungsstellen (öffentlich zugänglich bzw. mitunter für Details zum Bieter)
• Bundesamt für Justiz (Gewerbezentralregister)

Die personenbezogenen Daten werden zu den Zwecken dieser Datenverarbeitung regelmäßig durch Beschäftigte der HSZG verarbeitet. Die Daten werden gegenüber der Hauptkasse Sachsen offengelegt.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt seitens der HSZG nicht.

Die Aufbewahrungsfrist für die personenbezogenen Daten beträgt im Regelfall 10 Jahre. Im Einzelfall kann sie jedoch bis zu 30 Jahre betragen.

Als von der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betroffenen Person stehen Ihnen beim Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu.

• Sie haben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
• Sie haben das Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO).
• Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO).
• Sie haben das Recht, die Verarbeitungseinschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO).
• Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Sie haben ein Beschwerderecht beim sächsischen Datenschutzbeauftragten
  (Art. 77 DSGVO).

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung resultierender Vertragsverpflichtungen erforderlich. Bei einer Nichtbereitstellung der personenbezogenen Angebots-, Bestell- und Rechnungsdaten kann keine Berücksichtigung im Vergabeverfahren, keine Bestellung von Waren oder Dienstleistungen und keine Zahlung von Rechnungsbeträgen erfolgen.

In dieser Verarbeitungstätigkeit wird keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling gemäß
Art. 22 DSGVO durchgeführt.