Mit der Einführung eines ECMS/Dokumentenmanagementsystems wurde ein wichtiger Grundstein für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gelegt.
Schreibtische ohne Papierberge, Büros mit leeren Regalen, Dokumente sofort und überall digital verfügbar, Daten gesichert und Ablage optimiert – wie das gelingen kann, damit befasst sich ein Projektteam rund um die Kanzlerin Frau Hollstein bestehend aus Vertretern von HRZ, DTG, DFP und der ERP-Koordinatorin Frau Korb seit 2021.
Mit der Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems / Dokumentenmanagementsystems (ECMS/DMS) wurde zu Beginn dieses Jahres ein wichtiger Grundstein für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gelegt. Insbesondere die mit der Einführung der E-Rechnung verbundenen gesetzlichen Verpflichtungen veranlassten die Hochschulverwaltung über eine Alternative zur Papierablage mit Blick auf elektronische und revisionssichere Langzeitspeicherung von Daten nachzudenken. Als erstes Teilprojekt wurde die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses im Rahmen der ECMS-/DMS-Einführung identifiziert.
Nicht nur die rechtlichen Anforderungen führten schließlich im Juni 2022 zur Ausschreibung eines ECMS/DMS, sondern auch die Zielstellung, die Digitalisierung voranzutreiben und einen wesentlichen Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen und modernen Hochschulverwaltung zu gehen. Die Effekte werden perspektivisch auch an den Schnittstellen zu anderen Hochschulbereichen und Akteuren außerhalb der Hochschule zu sehen sein.
Als Partner für die Einführung des ECM/DMS steht der Hochschule Zittau/Görlitz seit September 2022 die Firma iklaro GmbH zur Seite. Die Firma iklaro GmbH ist für die Installation und Anpassung der DocuWare Software sowie für die Beratung und Schulung beauftragt worden. Der Dienstleister hat bereits ähnliche Projekte mit anderen Hochschulen in Sachsen erfolgreich durchgeführt.
Nach Installation des Basissystems DocuWare im Oktober 2022 wurde als erster Meilenstein die elektronische und revisionssichere Langzeitarchivierung aller Eingangsrechnungen unabhängig vom Eingangsformat als PDF, XRechnung oder Papier ab 01.01.2023 möglich. Alle Rechnungen werden zudem automatisiert in Form einer X-Rechnung in das Buchhaltungssystem der Hochschule übergeben. Im nächsten Schritt sollen auch andere (interne) Belege z.B. Umbuchungen, Auslagenerstattungen oder Lehrauftragsabrechnungen im ECMS/DMS elektronisch archiviert werden.
Ein weiterer wichtiger Meilenstein steht für das Jahr 2023 mit der Digitalisierung von Begleitdokumenten zu Rechnungen an. Dazu zählen unter anderem der Beschaffungsauftrag, Lieferscheine oder Mahnungen. Finales Ziel ist die Bereitstellung einer E-Akte für Dokumente aus dem Beschaffungs- und Eingangsrechnungsprozess sowie des Vertragsmanagements. Darüber hinaus soll die Implementierung elektronischer Workflows insbesondere für die Freigabe von Eingangsrechnungen vorangetrieben werden.
Mit dem ECMS/DMS von DocuWare wurde ein Baustein einer zukunftsfähigen IT-Infrastruktur eingeführt und die Voraussetzung für den digitalen Wandel in der Verwaltung geschaffen. Die ganzheitliche Digitalisierung, Optimierung administrativer Geschäftsprozesse, Effizienzsteigerung, ressourcenschonende IT-Nutzung und flexibles, ortunabhängiges Arbeiten sind langfristige Herausforderungen. Das papierlose Büro wird vermutlich noch eine Weile auf sich warten lassen. Aber die ersten Schritte auf dem Weg zur Realisierung sind geschafft.
