Digitaler Service aus einer Hand

Ein technisches Problem lösen, Unterstützung für ein digitales Tool finden oder einen ganzen Arbeitsprozess digitalisieren: Für solche Anliegen gibt es an der HSZG seit dem 1. September eine neue zentrale Anlaufstelle. Das Digitale Service Zentrum (DSZ) hat seinen Betrieb aufgenommen.

Entstanden ist das DSZ im Rahmen des Hochschulentwicklungsprozesses 2030+. Sein Auftrag reicht über klassischen IT-Support hinaus: Das Zentrum betreibt und entwickelt digitale Services und IT-Infrastruktur weiter, setzt Digitalisierungsprojekte um und unterstützt die digitale Weiterentwicklung von Prozessen in Lehre, Forschung und Verwaltung.

Für Hochschulangehörige soll dadurch zunächst vor allem eines einfacher werden: die richtige Unterstützung für ein digitales Anliegen zu finden. Das kann ein technisches Problem sein, aber ebenso die Digitalisierung eines Arbeitsprozesses. Auch Studierende können sich beispielsweise an das DSZ wenden, wenn sie für eine studentische Arbeit technische Unterstützung oder eine Testumgebung benötigen oder Fragen zu digitalen Umfragen und Datenschutz haben.

Der bestehende IT-Support bleibt erhalten. Der Anspruch des DSZ geht jedoch darüber hinaus: Digitalisierungsprojekte und -prozesse sollen künftig stärker von der ersten Idee bis zur Umsetzung begleitet und die dafür benötigten Kompetenzen innerhalb der Hochschule besser zusammengeführt werden.

Was sich die Hochschulangehörigen von dem neuen Zentrum wünschen, wurde bereits während der Aufbauphase abgefragt. Besonders häufig genannt wurden technische IT-Unterstützung und Infrastruktur mit 117 Nennungen, Beratung zu digitalen Anwendungen und Tools mit 110 sowie Schulungs- und Weiterbildungsangebote mit 98 Nennungen.

Gleichzeitig zeigt die Befragung, wie diese Unterstützung aussehen soll: 94 Nennungen entfielen auf persönliche Ansprechpartner, 89 auf eine klare Kommunikation von Zielen und Nutzen und 86 auf verständliche Anleitungen. Auch in den offenen Antworten wurde der Wunsch deutlich, bewährte persönliche Kontakte und funktionierende Unterstützungsangebote zu erhalten.

Das soll auch mit dem DSZ so bleiben. „Die persönliche Kommunikation bleibt erhalten. Die Kolleginnen und Kollegen im Back Office werden weiterhin direkt mit den Hochschulangehörigen zusammenarbeiten. Gleichzeitig soll im Front Office verlässlich jemand erreichbar sein, der Anliegen aufnimmt und schnell an die richtige Stelle weitergibt“, erklärt Rönisch.

Ein wichtiger Baustein des neuen Serviceangebots soll das geplante Self-Service-Portal werden. Dort sollen Studierende und Beschäftigte künftig digitale Anliegen einreichen und deren Bearbeitungsstand nachvollziehen können. Gleichzeitig soll das Portal Informationen und Hilfestellungen bereitstellen, mit denen sich möglichst viele Fragen direkt beantworten lassen. Es soll so früh wie möglich freigeschaltet und anschließend gemeinsam mit den Nutzenden weiterentwickelt werden. Bis dahin bleiben die bisherigen Kommunikationswege bestehen.

Mit dem 1. September ist der Aufbau des DSZ nicht abgeschlossen. Das Zentrum startet bewusst in einer Gründungsstruktur, die überwiegend auf vorhandenen Kompetenzen und Personalressourcen aufbaut. Dazu werden unter anderem Aufgaben aus dem bisherigen Hochschulrechenzentrum, dem Zentrum für eLearning und weiteren Bereichen zusammengeführt. Die Struktur wird nun im laufenden Betrieb weiterentwickelt.

Zu den ersten Aufgaben gehört neben dem Aufbau des Self-Service-Portals auch die weitere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der HSZG. Dafür will das DSZ mit den unterschiedlichen Bereichen der Hochschule ins Gespräch kommen und genauer erfassen, wo sie bei der Digitalisierung stehen und welche Unterstützung sie benötigen.

Ob die neue Struktur funktioniert, möchte Rönisch deshalb nicht allein daran messen, dass sie organisatorisch etabliert ist. In einem Jahr sollen Studierende und Beschäftigte mit den digitalen Services zufriedener sein, vermeidbare Serviceanfragen zurückgegangen sein und ein besseres Bild davon bestehen, wie weit die Digitalisierung in den verschiedenen Bereichen der Hochschule vorangeschritten ist.

Dabei verbindet Rönisch mit dem neuen Zentrum noch ein weitergehendes Ziel: Ich wünsche mir, dass wir die Digitalisierung gemeinsam vorantreiben – mit den Studierenden und Beschäftigten unserer Hochschule – und die HSZG so gemeinsam zu einer digitalen Vorreiterhochschule entwickeln.