Sekretär/in (m/w/d) - Kennwort: 74-2024-DFP -

Der/die StelleninhaberIn hat insbesondere folgende Aufgaben:

• Organisation und Durchführung des Arbeitsablaufs und Geschäftsverkehrs im Sekretariat, insbesondere
  • Terminplanung und -organisation,
  • Postbearbeitung,
  • Aktenverwaltung,
  • Büromaterialverwaltung und -bestellung,
  • Telefonkommunikation (Annahme, Weiterleitung von Telefonaten; Erfassung und entsprechende Bearbeitung der Anliegen/Sachverhalte) und Erledigung der schriftlichen Korrespondenz,
  • Besuchermanagement,
  • Verwaltung des Inventarbestandes einschl. Bestellung technischer Ausstattung,
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen,
  • Dienstreisemanagement,
• Administrative Sachbearbeitung:
  • Bearbeitung des elektronischen Rechnungseingangs (Indexierung im Dokumentenmanagementsystem), einschl. Rechnungsklärung,
  • Vorbereitung der Rechnungslegung,
  • Fristenkontrolle,
  • Aktualisierung von Unterschriftenproben zur sachlichen und rechnerischen Richtigzeichnung bzw. Unterstützung bei der Aktualisierung von Rollen und Berechtigungen sowie
• Pflege des Intranetauftrittes.

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z.B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation),
• Anwendungssicherer Umgang mit moderner und einschlägiger Bürokommunikationstechnik und -software,
• Praktische Erfahrungen in der Organisation, Koordinierung und Abwicklung von Arbeitsabläufen,
• Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur,
• Sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck und Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln,
• Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind wünschenswert

• Erfahrungen in den Bereichen Hochschulverwaltung, und -strukturen,
• Interesse an neuen Trends und Technologien zum Aufgabengebiet für die Anwendung in der Hochschule.

Wir erwarten von Ihnen

• Ausgeprägte Kompetenzen in der Büroorganisation (selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise),
• Kommunikationskompetenz und Organisationstalent,
• Freundliches, professionelles Auftreten,
• Bereitschaft sowie Interesse, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln,
• Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Wir bieten Ihnen

• ein interessantes und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fort- und Weiterbildung,
• attraktive Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen),
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie
• die Möglichkeit zur Nutzung eines Jobtickets.