Kooperationsprojekt EXA
Das Kooperationsprojekt im Überblick
Gemeinsame Erfahrungen.
Unterschiedliche Schwerpunkte.
Im Kooperationsprojekt EXA arbeiten die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden, die Palucca Hochschule für Tanz Dresden und die Hochschule Zittau/Görlitz gemeinsam an der Weiterentwicklung ihrer Prozesse rund um Studium, Lehre und Prüfungen mit HISinOne EXA.
Während die Hochschule für Musik Dresden und die Palucca Hochschule das digitale Prüfungsmanagement in den Mittelpunkt stellen, konzentriert sich die HSZG auf die Analyse und Gestaltung der Prozesse für ihre EXA-Einführung.
Das Kooperationsprojekt unterstützt das EXA-Einführungsprojekt an der HSZG durch Prozessberatung, die Begleitung des Projektmanagements und den hochschulübergreifenden Erfahrungsaustausch.
Was ist HISinOne EXA?
HISinOne EXA unterstützt die Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen einschließlich der Verwaltung von Leistungen und Praxisphasen. Das integrierte Praktikumsmanagement verbindet die Organisation von Praktika mit der Dokumentation praktischer Zeiten im Studienverlauf.
Der Funktionsumfang reicht von der Studien- und Semesterplanung über die Online-Belegung von Veranstaltungen und Prüfungen bis zur Erfassung von Leistungen und Erstellung von Zeugnissen. Im Praktikumsmanagement können unter anderem Praktikumsanbieter und Praktikumsstellen verwaltet, Praktika angemeldet und praktische Zeiten als Leistung verbucht werden.
Unser Ansatz an der HSZG
Organisationsentwicklung als Grundlage der Digitalisierung.
Die HSZG versteht die Einführung von HISinOne EXA als Organisationsentwicklungsprojekt. Die technische Einführung geht mit der Weiterentwicklung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Struktureinheiten der Hochschule einher.
Gemeinsam mit den Fakultäten, dem Dezernat Studium und Internationales und dem Digitalen Service Zentrum werden bestehende Prozesse untersucht, Verbesserungsmöglichkeiten erarbeitet und künftige Abläufe abgestimmt. So schaffen wir die organisatorischen Grundlagen für die Einführung und nachhaltige Nutzung von HISinOne EXA.
Im Digitalen Service Zentrum verankert
Das Projekt ist im Bereich Digitale Entwicklung & Projektumsetzung angesiedelt. Die Umsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Fakultäten und dem Dezernat Studium und Internationales.
Unsere Schwerpunkte
Im Kooperationsprojekt betrachtet die HSZG die Prozesse für drei eng miteinander verbundene Funktionsbereiche von HISinOne EXA:
VM
Veranstaltungsmanagement
Prozesse zur Planung, Organisation und Durchführung von Lehrveranstaltungen.
PM
Prüfungsmanagement
Prozesse zur Planung, Organisation und Dokumentation von Prüfungen und Prüfungsleistungen.
PRA
Praktikumsmanagement
Prozesse zur Organisation, Begleitung und Dokumentation von Praxisphasen.
Im Mittelpunkt stehen sowohl die einzelnen Abläufe als auch ihre Schnittstellen. Informationen sollen verlässlich zur Verfügung stehen und Arbeitsschritte besser ineinandergreifen. Die Anforderungen aus Studiengängen sowie Studien- und Prüfungsordnungen werden dabei berücksichtigt.
Prozesse und Veränderungen gemeinsam gestalten
Die Erfahrungen der Beschäftigten aus den Fakultäten, dem Dezernat Studium und Internationales und dem Digitalen Service Zentrum bilden eine wichtige Grundlage der Prozessarbeit. Gemeinsam werden die bestehenden Abläufe (IST-Prozesse) anhand der von HIS bereitgestellten Referenzprozesse analysiert. Diese berücksichtigen bereits die Möglichkeiten von HISinOne. Dabei wird betrachtet, wo Informationen mehrfach erfasst werden, Übergaben vereinfacht und Zuständigkeiten klarer gestaltet werden können.
Auf dieser Grundlage werden die künftigen Abläufe (SOLL-Prozesse) für die Hochschule entwickelt. Prozessberatung und unterstützendes Projektmanagement helfen dabei, fachliche Anforderungen und organisatorische Veränderungen im Einführungsprojekt zusammenzuführen.
Verständliche Informationen und die Beteiligung der betroffenen Struktureinheiten der Hochschule begleiten den gesamten Veränderungsprozess.
Was wir erreichen möchten
Die Weiterentwicklung der Prozesse soll den Hochschulalltag für Studierende, Lehrende und Beschäftigte erleichtern. Unsere Ziele sind:
✓ Nachvollziehbare Abläufe und klare Verantwortlichkeiten
✓ Besser aufeinander abgestimmte Veranstaltungs-, Prüfungs- und Praktikumsprozesse
✓ Weniger Medienbrüche und Mehrfacherfassungen
✓ Verlässliche Informationen und eine verbesserte Servicequalität
Die im Kooperationsprojekt erarbeiteten Prozesse und Konzepte schaffen dafür wichtige Grundlagen. Ihre technische Umsetzung und die Bereitstellung der Funktionen erfolgen im Rahmen des EXA-Einführungsprojekts der HSZG.
Kooperationspartner
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Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden
Die Hochschule für Musik Dresden übernimmt die Federführung des Kooperationsprojekts. Ihr fachlicher Schwerpunkt liegt auf der Einführung des digitalen Prüfungsmanagements mit HISinOne EXA.
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Palucca Hochschule für Tanz Dresden
Die Palucca Hochschule konzentriert sich auf die Einführung des digitalen Prüfungsmanagements und bringt die Anforderungen einer künstlerischen Hochschule in die Zusammenarbeit ein.
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Hochschule Zittau/Görlitz
Die HSZG legt ihren Schwerpunkt auf die Analyse und Weiterentwicklung der Prozesse für die Einführung von Veranstaltungsmanagement (VM), Prüfungsmanagement (PM) und Praktikumsmanagement (PRA). Sie verbindet die EXA-Einführung mit der Weiterentwicklung ihrer Hochschulorganisation.
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Kompetenzzentrum Sächsischer Hochschulen (KSH)
Das Kompetenzzentrum Sächsischer Hochschulen – Digitale Transformation der administrativen Prozesse übernimmt die operative Projektleitung und unterstützt den hochschulübergreifenden Erfahrungsaustausch sowie die Nachnutzung der Ergebnisse.
Dienstleister
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HIS-HE – HIS-Institut für Hochschulentwicklung e. V.
HIS-HE begleitet die Hochschule Zittau/Görlitz bei der Gestaltung der organisatorischen Veränderungen im EXA-Einführungsprojekt. Die Unterstützung umfasst die Weiterentwicklung der Prozesse für das Veranstaltungs-, Prüfungs- und Praktikumsmanagement sowie die Beratung zum Projektmanagement. Weitere Bestandteile sind die Beteiligung und Information der Hochschulangehörigen sowie die Dokumentation und Aufbereitung der Ergebnisse.
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HIS eG – Hochschul-Informations-System eG
HIS unterstützt die technische und fachliche Einführung von HISinOne EXA. Dazu gehören die Beratung zu den Systemfunktionen, die Konfiguration und die Abstimmung zwischen den Anforderungen der Hochschule und den Möglichkeiten der Software.
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PICTURE GmbH
PICTURE unterstützt die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden und die Palucca Hochschule für Tanz Dresden bei der Aufnahme, Modellierung und Optimierung ihrer Prüfungsmanagementprozesse. Die erarbeiteten Prozessmodelle bilden eine Grundlage für die Einführung des digitalen Prüfungsmanagements mit HISinOne EXA.
Erfahrungen teilen und Ergebnisse nutzbar machen
Die unterschiedlichen Schwerpunkte der Partnerhochschulen ermöglichen einen gemeinsamen Austausch über fachliche und organisatorische Fragen der EXA-Einführung.
Erarbeitete Prozesse, Konzepte und Erkenntnisse sollen langfristig nutzbar bleiben und auch anderen sächsischen Hochschulen als Orientierung dienen. So können weitere Einführungsvorhaben auf den Erfahrungen des Kooperationsprojekts aufbauen.
Förderung
Diese Maßnahme wird mitfinanziert durch Steuermittel auf der Grundlage des vom Sächsischen Landtag beschlossenen Haushaltes.
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